Kantoren volledig afhankelijk van internet
Op kantoor kunnen we tegenwoordig echt niet meer zonder internet. Denk eens aan internet-bellen, werken in de cloud of het belang van een geavanceerd online CRM-systeem. Het is daarom essentieel goed in kaart te brengen hoe afhankelijk jouw organisatie is van het internet. Is er een grote afhankelijkheid en loop je veel kosten mis bij een storing? Dan is het belangrijk een alternatief plan achter de hand te hebben.
Backup plan bij lokale storing
Is er een lokale storing en geen mogelijkheid om snel over internet te beschikken? Dan kun je ervoor kiezen om uit te wijken naar een andere locatie. Er zijn tegenwoordig diverse kantoorruimtes in Amsterdam of kleinere plaatsen als Den Bosch waar je direct weer aan het werk kunt in een business center. Verken daarom van te voren wat de opties en kosten voor een alternatieve locatie.
Service level agreement met provider
Welke afspraken gelden er bij een internetstoring van de provider? Een storing van de internetverbinding kan zeer kostbaar zijn voor een onderneming. In een service level agreement (SLA) staan welke afspraken er gelden tussen de provider en de afnemer van internet. Bij een storing krijg je bijvoorbeeld soms een deel van je geld terug dat je maandelijks betaalt. Dit weegt meestal echter niet op tegen de kosten die misgelopen worden zonder werkende internetverbinding.
Het personeel kan geen werk uitvoeren en dat is veel kostbaarder. Juist daarom is belangrijk dat er een competente en goed bereikbare helpdesk beschikbaar is tijdens een storing. Door de juiste vragen te stellen aan de provider kun je achterhalen wat voor jouw organisatie belangrijk is, welke afspraken er gelden tijdens een storing en waar je aan toe bent.
Alternatieve oplossingen
Stel: je hebt een kantoor in Amstelveen en zit zonder internet, dan zijn er een aantal manieren om toch aan de slag te kunnen. Zo kun je een tweede internetabonnement afsluiten, bijvoorbeeld via 4G of een andere provider. Geen zin om twee abonnementen af te sluiten voor die ene keer dat het internet eruit ligt? Spreek dan met een ander bedrijf in hetzelfde gebouw af om verschillende providers te nemen. Goede kans dat er altijd wel één werkt!
Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijfsverzamelgebouwen. Hierdoor is het mogelijk om een gentlemen’s agreement aan te gaan met de buurman. Als bij het ene bedrijf het internet wegvalt, dan mag je gebruik maken het Wi-Fi van de buren. Dit is helemaal aan te raden als je een kantoorruimte deelt met een andere onderneming.
Echt geen internet?
Als er echt geen mogelijkheid is om een internetverbinding tot stand te krijgen en is er geen alternatieve oplossing mogelijk? Dan zijn er altijd nog andere werkzaamheden uit te voeren. Veel bedrijven kampen met hoge werkdruk, waardoor zij aan sommige “minder belangrijke” dingen niet toekomen. Toch kunnen deze activiteiten wel degelijk een positieve invloed hebben op de bedrijfsvoering.
– Teambuilding
– Vergaderen
– Thuiswerken
– Ruim het kantoor en je bureau op
– Reorganiseren/opschonen van je computer
– Een uitgebreide anti virus scan uitvoeren
Zorg dat je goed voorbereid bent
Internet is niet meer weg te denken uit de bedrijfscultuur van tegenwoordig. Daarom is het belangrijk te beseffen in hoeverre jouw organisatie afhankelijk is van het internet. Is deze afhankelijkheid zeer groot? Dan is het verstandig om bij voorbaat al na te denken over alternatieve oplossingen.
